Le multitâche : les conséquences sur la productivité de vos équipes

En écoutant récemment un échange entre Sonia Lupien et Mathieu Prost sur la réalité du télétravail, j’ai réalisé que dans le milieu professionnel, nous confondons souvent efficacité et productivité de nos équipes. Nous pensons qu’en accomplissant plusieurs tâches en même temps, nos équipes seront plus productives. Malheureusement, le multitâche (multitasking en anglais), c’est-à-dire accomplir plusieurs tâches à la fois, peut vite devenir un facteur qui génère un stress supplémentaire, que même la méditation ou le temps de repos aura de la difficulté à réduire…

Tout d’abord, définissons ce qu’est l’efficacité 

L’efficacité signifie la capacité à produire un maximum de résultats avec un minimum d’efforts, et de dépense. C’est un travail plus superficiel, qui demande une attention plus fragmentée, puisque nous traitons des tâches les unes après les autres, le plus rapidement possible. Nous ne travaillons donc pas en profondeur. Par exemple, répondre à des courriels, ensuite parler à un collègue entre deux rencontres, répondre à un message pendant un meeting en vidéoconférence, etc. 

La productivité, quant à elle, est plutôt associée au rendement et à la rentabilité de l’entreprise, mais aussi à ce qu’une personne peut accomplir dans une journée, en profondeur. Pour être productif, il faut du temps, c’est un travail qui demande de la concentration, et de ne pas être dérangé.e. 

Donc, une personne efficace travaillera plus en superficialité, c’est-à-dire qu’elle gérera plusieurs dossiers de front, des petites urgences à gauche et à droite, tandis qu’une personne qui sera productive abattra du travail, mais sans nécessairement être efficace. Elle aura besoin de concentration pour bien accomplir ses tâches, en étant la moins dérangée possible. 

L’enjeu actuel de notre ère est justement ce multitâche. Je dis enjeu puisque l’humain, comme le mentionne Sonia Lupien dans l’extrait, n’est pas fait pour gérer le multitâche. Il est en mesure de se concentrer profondément sur une seule chose à la fois.  

L’humain pense souvent à tort que le multitâche, c’est d’être efficace en répondant le plus rapidement possible à nos courriels entrants, à un texto fraîchement rentré, mais cela nuit grandement à notre productivité, car cette nouvelle tâche – soudaine et souvent non urgente – nous dérange (un courriel entrant, un texto, un message sur le chat de l’entreprise, etc.), et nous empêche de travailler en profondeur. 

Il est scientifiquement prouvé que pour reprendre une tâche qui a été interrompue, nous perdons en moyenne plus de 20 minutes! Non pas parce que cela prend 20 minutes de reprendre la tâche, mais puisque nous sommes dérangé.e.s, nous commençons alors à faire autre chose, et nous dévions de notre tâche, donc de notre production. Qui plus est, nous regardons en moyenne 77 fois nos courriels par jour! Cette statistique m’a fait tomber en bas de ma chaise! 

Mais attention! Nous avons tantôt besoin d’être efficaces, tantôt productifs! Des rencontres internes, des urgences à traiter, nous devons les faire aussi. Toutefois, pour être le plus efficace possible et éviter de tomber dans le multitâche et de ralentir notre productivité, il est préférable de se mettre des blocs d’efficacité et des blocs de production.

Par exemple, les matins et au retour du lunch, il suffit de mettre du temps pour traiter ses courriels, parler à ses collègues, tandis que le reste du temps, il est recommandé de bloquer des heures pour travailler en profondeur. Ou encore, vous pouvez consentir à faire des journées d’efficacité, et des journées de productivité, selon vos rôles dans l’entreprise.

Une autre solution consiste à confirmer avec votre équipe quand elle vient au bureau, pour vous allouer des heures ensemble, alors que le temps en télétravail servira plutôt aux tâches productives. Cela fera assurément baisser le nombre de fois où vous regarderez vos courriels, textos ou messages, et en même temps votre niveau de stress!

Une pause de 15 minutes n’est pas non plus considérée comme une interruption! Elle est saine et requise; allez donc prendre l’air quand vous le pouvez! 😉